Как заверить трудовую книжку в 2025 году

В 2025 году вопросы оформления и заверения копий трудовых книжек остаются актуальными для работников и работодателей — особенно на фоне широкого распространения электронных трудовых книжек (ЭТК) и обновлённых стандартов по оформлению документов. Многие граждане обращаются в банки, работодателям, органы власти и учебные заведения с просьбами предоставить заверенные копии записей о трудовой деятельности: чтобы подтвердить стаж, предъявить документы при трудоустройстве, оформить банковские услуги или представить документы в международные инстанции. Понимание действующих правил помогает избежать ошибок и задержек.

В этой статье собраны практические рекомендации и пошаговый алгоритм действий для того, чтобы правильно оформить заверенную копию трудовой книжки в 2025 году в России. Мы разберём, какие документы и реквизиты должны присутствовать при заверении, как действовать при наличии электронного варианта трудовой, а также какие требования могут предъявлять разные организации (банк, консульство, суд и т.д.). Статья предназначена как для работников (инициаторов выдачи копии), так и для специалистов кадровых служб и руководителей.

Закон, стандарты и ключевые изменения 2025 года

Правовое поле, регулирующее выдачу копий трудовых книжек, складывается из норм Трудового кодекса РФ, федеральных законов и нормативных актов, а также национальных стандартов по оформлению документов. Основной практический ориентир для работников — статья Трудового кодекса, согласно которой работник имеет право на получение копий документов, связанных с его трудовой деятельностью, а работодатель обязан выдать копию по письменному заявлению работника в установленные сроки. На практике это означает, что работодатель должен подготовить и выдать копию документа бесплатно и в разумный срок — чаще всего в пределах трёх рабочих дней с момента обращения.

В 2025 году появились обновления в части стандартов оформления и оформления реквизитов копий документов: национальные ГОСТы уточняют требования к реквизитам, отметкам о заверении, нумерации и прошивке многолистовых копий. Кроме того, продолжается постепенный переход на электронные трудовые книжки: для работников, чьи записи ведутся в электронной форме, юридически значимой подтверждающей бумагой становится выписка из электронного реестра, причём такие выписки могут формироваться в электронном виде и подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью или предоставляться через государственные сервисы. В результате работодателям и кадровикам важно учитывать как бумажные, так и электронные процедуры.

Пошаговый порядок: как правильно оформить и заверить копию трудовой книжки

Ниже приведён подробный порядок действий — как для работника (что нужно требовать и какие слова указывать в заявлении), так и для работодателя (какие формальности соблюдать при подготовке заверенной копии).

  1. Подача заявления работником. Работник подаёт работодателю письменное заявление с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки. В заявлении указываются Ф.И.О. работника, структурное подразделение (если нужно), цель выдачи копии (можно указать кратко — например, «для представления в банк»), количество копий и желаемая форма (бумажная/электронная выписка). Закон не устанавливает единый бланк — форма произвольная, но заявление должно содержать подпись и дату. ([ppt.ru](https://ppt.ru/art/tk/kopiya?utm_source=chatgpt.com))
  2. Срок и бесплатность. Работодатель обязан подготовить и выдать копию в разумный срок — на практике это три рабочих дня. Выдача копий осуществляется бесплатно. При несоблюдении срока работодатель может быть привлечён к ответственности по административному законодательству.
  3. Копирование страниц. Копируются все заполненные страницы трудовой книжки: титульный лист, страницы с записями о приёмах, переводах, увольнениях, сведениях об образовании и поощрениях. Если часть страниц пустая, её обычно не копируют, но при сомнениях лучше скопировать весь документ целиком.
  4. Прошивка и нумерация. Когда копия состоит из нескольких листов, страницы нумеруются и прошиваются. На месте прошивки на последнем листе делается отметка о количестве листов, ставится подпись ответственного лица; при отсутствии прошивки каждая страница должна иметь отметку и подпись — требование направлено на исключение подделки и на то, чтобы было ясно, что копия полная.
  5. Отметка о заверении копии. На копии должна быть ясно оформлена заверительная надпись: обычно «Верно» или «Копия верна», далее — должность лица, которое заверяет копию (например, «Начальник отдела кадров»), подпись, расшифровка подписи и дата. Если в организации есть печать — она ставится рядом с надписью (впрочем, отсутствие печати не лишает копию юридической силы, если присутствуют подпись и реквизиты). Для копий, предназначенных для внешних органов (банк, консульство, суд), часто указывают место хранения оригинала: «Подлинник находится в деле №…, хранится в…».
  6. Документы при электронных трудовых книжках. Если у работника трудовая книжка ведётся в электронной форме, то вместо бумажной копии выдают выписку из ЭТК. Такая выписка должна иметь реквизиты, подтверждающие её подлинность: печать организации (при наличии), подпись уполномоченного лица или электронная подпись, а также дата формирования. Часто электронные выписки выдаются через государственные порталы или систему Пенсионного фонда.
  7. Передача копии работнику. При вручении копии работник ставит подпись в книге выдачи документов (если такая практика ведётся), или работодатель фиксирует факт выдачи в своей документации: дата, кто получил, кем выдано. Это важно для контроля и чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.

Частые вопросы, проблемы и практические рекомендации

Требования разных организаций. Банки, консульства и суды часто устанавливают собственные требования к заверенным копиям: например, требуют печать, заверение каждой страницы или свежесть копии (не старше определённого срока — обычно 1–3 месяца). Перед подготовкой копии уточните, какие именно реквизиты нужны в принимающей организации. Если копия нужна для заграничных целей, иногда требуется нотариальное заверение — уточняйте отдельно.

Что делать, если работодатель отказывает или затягивает. В случае необоснованного отказа или задержки работник имеет право обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или иные контролирующие органы. Также возможно обращение в суд для защиты трудовых прав — особенно если отказ мешает получению социальных или финансовых услуг.

Правильное оформление многолистовых копий. Неправильно оформленные копии (без нумерации, без прошивки при многолистности, без заверительной надписи) могут быть отклонены принимающей организацией. Рекомендуется соблюдать простую практику: нумерация листов, прошивка, отметка «Листов — N», подпись и печать на последнем листе прошивки.

Электронные выписки и цифровая подпись. Выписки из ЭТК, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью или выданные через официальный портал государственных услуг, обычно признаются равнозначными бумажной копии. Если организация не принимает электронную выписку — попросите их указать причину в письменном виде и уточните, возможно ли представление бумажной заверенной копии.

Сроки действительности копий. Закон прямого срока не устанавливает, но принимающие организации вправе требовать «свежую» копию. Если вам нужна копия для важной процедуры, лучше запросить её непосредственно перед подачей документов.

Практический чек-лист перед подачей. Убедитесь, что: (1) скопированы все заполненные страницы; (2) страницы пронумерованы и прошиты (или на каждой странице стоит отметка); (3) есть надпись «Копия верна» с должностью, подписью и датой; (4) указано место хранения оригинала при необходимости; (5) при ЭТК — выписка подписана и/или выдана официально.

© OchProsto.com